CEO들은 회의에 지쳤습니다. 그들은 그것을 달력을 꽉 채우고 창의성을 약화시키는 비생산적인 시간 낭비로 여깁니다. 그리고 그들은 직장에서 불필요한 브레인스토밍을 없애기 위해 과감한 조치를 취했습니다.
최근 몇 년 동안 Shopify는 직원들이 다른 업무에 집중할 수 있도록 2명 이상의 반복 회의를 모두 취소했습니다. 블록(Block)의 잭 도시(Jack Dorsey) CEO는 화요일을 회사 전체에 회의 없는 날로 선언해 “일에 대해 이야기하는 것”에서 실제 업무를 수행하는 것으로 균형을 전환했습니다. 인스타그램의 아담 모세리(Adam Mosseri) 대표는 6개월마다 반복되는 모든 회의를 취소하고 “절대적으로 필요한” 회의만 다시 추가하겠다고 약속했습니다. Southwest Airlines의 CEO인 Bob Jordan은 회의는 효과가 없다는 공개 성명을 발표했습니다. 오후에는 회의를 하지 마세요. 한편, JP모건 체이스(JPMorgan Chase) CEO 제이미 다이먼(Jamie Dimon)은 2024년 주주들에게 보낸 서한에서 직원들에게 “회의를 없애라”고 독려했습니다.
그러한 행동은 현대 직장의 근본적인 특징에 대한 지나치게 열성적인 캠페인처럼 보일 수 있지만, 신간 Your Best Meeting Ever의 저자인 Rebecca Hinds는 이러한 상사들이 충분히 멀리 나아가지 못할 수도 있다고 말합니다. 15년 동안 회의를 연구하고 거의 100개 회사에 조언을 해 온 스탠포드 박사는 조직이 자신이 “Armeetingeddon” 또는 “Doomsday Meeting”이라고 부르는 것, 즉 회의를 완전히 없애고 처음부터 시작하는 것으로부터 이익을 얻을 수 있다고 말합니다.
연구에 따르면, 2024년 개인 기여자, 관리자, 임원은 각각 주당 평균 3.7시간, 5.8시간, 5.3시간을 비생산적인 회의에 소비했습니다. 이는 2019년보다 118%, 87%, 51% 증가한 수치입니다.
“지식 근로자로서 우리는 업무 시간의 85~90%를 협업에 소비합니다.”라고 그는 말합니다. “회의보다 더 많은 시간을 소비하는 활동은 없지만 매우 역기능적입니다.” 회의는 눈에 잘 띄기 때문에 직장 “생산성 극장”에서 중요한 역할을 담당합니다. “회의를 위해 이중 또는 삼중 예약을 받는 것보다 더 중요하다고 말할 수 있는 것은 없습니다. 따라서 우리는 실제로 일을 진행하기 위해 회의를 설계하기보다는 회의를 통해 생산성을 보여주는 데 중점을 두고 있습니다.” 공동의 사명과 개인의 목표가 불분명한 조직에서 회의는 일종의 상태 상징이 되었습니다. Hinds는 이러한 경향이 “해롭다”고 말하면서 “진행 상황을 보여주고 생산성을 보여주는 방법”이라고 말했습니다.
Hinds의 해결책은 회의를 “조직 전체에서 가장 중요하고, 가장 비싸고, 가장 간과되는 제품”으로 취급하는 것이라고 그는 자신의 책에서 썼습니다. Armeetingeddon 또는 달력 정리가 좋은 출발점입니다. Hinds의 전 고용주인 Dropbox는 2013년에 IT 부서가 “급진적인 조치로” IT 부서가 “밤새 직원들의 일정에서 반복되는 회의를 삭제”하면서 이를 달성했습니다. 몇 주 동안 회사의 ‘회의 유예’ 조치로 인해 몇 가지 필수 회의만 제외되었습니다.
이듬해 Dropbox에 합류한 Hinds는 “끊임없이 진행되던 회의가 하룻밤 사이에 사라졌고, 알 수 없는 무언가가 남았습니다. 바로 직원들이 방해받지 않고 업무를 수행할 수 있는 시간입니다.”라고 말합니다. Hinds가 주도한 “Doomsdays 미팅”에서 참가자들은 일주일에 최대 11시간을 회복했고, 머무름을 통해 이득을 얻었다고 그는 썼습니다.
하지만 캘린더를 삭제하는 것은 첫 번째 단계일 뿐입니다. Hinds는 48시간 동안의 “디톡스 회의” 후에 재구축하고 실제 영향력이 있고 잘 설계된 회의를 다시 추가할 것을 권장합니다.
이러한 유형의 회의에 대한 그의 최고 팁 중 하나는 미리 정해진 회의 시간(30분이든 1시간이든)을 절반으로 줄여 참석자가 긴박감을 조성하고 준비해야 한다는 것입니다. 손님 목록에도 동일한 규칙이 적용될 수 있습니다. 실제로 Bain & Company의 조사에 따르면 회의에 7명 이상이 참여하면 추가 인원 한 명당 결정의 질이 10%씩 떨어지는 것으로 나타났습니다.
Hinds는 이제 너무 많은 CEO들이 회의를 목표로 하고 있다는 사실에 놀라지 않습니다. “우리는 효율성의 시대에 살고 있습니다.”라고 그는 말합니다. 그리고 직원들의 회의 횟수가 줄어들면 생산성이 높아지는 경우가 많습니다. “사람들은 회의 없이 의사소통하기 위해 새롭고 보다 의도적인 방법을 찾아야 하기 때문에” 협력도 증가합니다. 동시에 관리자는 더 이상 회의를 “팀을 위한 감시 도구”로 사용할 수 없기 때문에 세세한 관리가 줄어듭니다.
위에서부터 나올 필요는 없습니다. AI를 최대한 활용하는 기술을 개발해야 한다는 압박에 직면해 있는 일반 직원에게도 회의를 단속하기에 좋은 시기입니다. Hinds는 “우리는 이 중 많은 부분이 개인적인 실험과 개인 시간을 통해 수행된다는 것을 알고 있습니다.”라고 말합니다. “우리는 진정으로 우리 자신의 경력을 발전시키고 조직의 실행 능력을 향상시킬 일에 회수(그리고 헌신)할 수 있는 시간에 대해 생각해야 합니다.”
즉, Hinds가 좋아하지 않는 회의 기술 혁신 중 하나가 바로 AI 주석자입니다. 그녀는 그것을 결코 사용하지 않습니다. 회의에 봇을 보내고 싶은 유혹은 “회의가 의도적으로 설계되지 않았다는 신호”라고 그는 말합니다.
